Η εφαρμογή λογισμικού CBS Expenses Approvals™ αποτελεί μια ολοκληρωμένη λύση για τη διαχείριση της διαδικασίας υποβολής και έγκρισης των εξοδολογίων του προσωπικού μιας επιχείρησης.

Η εφαρμογή διαχειρίζεται όλο τον κύκλο ενεργειών που απαιτείται, από τη δημιουργία μιας αίτησης μέχρι την ολοκλήρωση της έγκρισης του εξοδολογίου. Ο κάθε χρήστης μέσα από ένα απλό και φιλικό περιβάλλον, συμπληρώνει τα μεταβλητά στοιχεία ενός εξοδολογίου, όπως για παράδειγμα, τον τύπο εξόδου (ο οποίος επιλέγεται από προκαθορισμένο μενού τύπων εξόδων π.χ. καύσιμα, διόδια, διανυκτέρευση, κ.λπ.), την περίοδο που έγιναν οι δαπάνες, κ.λπ. και υποβάλει την αίτηση. Στη συνέχεια ο μηχανισμός διαχείρισης ροών αποστέλλει το αίτημα στον πρώτο εγκρίνοντα (το σύστημα υποστηρίζει παραμετρικά πολλαπλά κλιμάκια έγκρισης σύμφωνα με τις ανάγκες κάθε επιχείρησης) ο οποίος με τη σειρά του μπορεί να εγκρίνει, να απορρίψει ή να ζητήσει περισσότερες πληροφορίες από τον αιτούντα.

Σε όλα τα στάδια της διαδικασίας το σύστημα αποστέλλει ενημερωτικά emails στους εμπλεκόμενους (αιτούντα και εγκρίνοντες) ενώ παρέχει τα απαραίτητα views στους χρήστες, ανάλογα με το ρόλο τους. Επίσης, το σύστημα παρέχει τη δυνατότητα επισύναψης ηλεκτρονικών αρχείων (εγγράφων, φωτογραφιών, κ.λπ.) σε όλες τις εγγραφές των χρηστών. Επιπλέον, το σύστημα παρέχει μια σειρά από έτοιμες αναφορές ενώ παρέχεται η δυνατότητα για δημιουργία πρόσθετων αναφορών.

Η λύση αποτελεί add-on του SharePoint service που παρέχεται από την υπηρεσία Microsoft M365.